Inscrições Online

“Olá, estou contente em poder passar um pouco da minha experiência e conhecimentos adquiridos ao longo de 30 anos na produção de eventos esportivos." 

José Marcos Silveira - Empresário do Mercado de bicicletas e Publicitário e Consultor de Eventos

 

COMO ESCOLHER E PLANEJAR UM EVENTO

 

Momento das interrogações.

Escolhendo o melhor formato e o local:

1. Qual modalidade?

2. Qual seu nível de interesse sobre a modalidade? Baixo, Médio ou Alto?

3. Você tem conhecimento técnico sobre a modalidade e o evento?

4. Você tem patrocínios e apoios ou irá depender da arrecadação de inscrições para custear o evento?

5. A cidade escolhida para o evento tem Potencial para o sucesso do evento?

6. Quais eventos que já aconteceram na região escolhida? Esses eventos, da modalidade escolhida, foram sucesso?

7. Você tem contatos e apoio de autoridades da cidade?

8. Os custos relativos para realizar o evento nessa cidade (comparado com outras possíveis cidades) são maiores ou menores?

9. O local tem Infra-estrutura de água, luz, banheiros, alimentação, estacionamento e segurança?

10. A cidade tem capacidade hoteleira, restaurantes e atrações turísticas?

11. É fácil chegar ao local do evento?

Se você não obteve respostas positivas em cinco das interrogações 2/3/4/6/7 e 9 certamente seu evento não terá grandes chances de sucesso.

Você pode observar que em nenhum momento dessa primeira fase interrogamos sobre promoção e marketing, valor de inscrições, premiações e custos com pessoal, cronometragem etc.

Momento das definições. Programando o evento.

1. Escolha uma data que esteja dentro da primeira quinzena do mês e que não coincida com outro evento da mesma modalidade num raio de 200 Km;

2. Faça uma previsão de custos e participantes e crie uma planilha de custos básica no Excel para programar melhor as contas do seu evento;

3. Crie com a ajuda de uma agência de propaganda ou estudantes de propaganda e marketing uma proposta de patrocínio e apoio e vá a campo, ou passe essa função para alguém competente na capitação de propaganda;

4. Defina o regulamento da competição baseado em eventos de sucesso no mesmo formato do seu evento e defina segundo sua planilha o valor de inscrições e o valor ou forma de premiação. Nesse momento, também é necessário fazer a escolha dos troféus e medalhas fazendo orçamentos em empresas especializadas;

5. Encontre uma gráfica de sua confiança e crie uma mala direta impressa para postagem e distribuição em eventos;

6. Escolha uma ferramenta de inscrições Online que ajude a divulgar seu evento e encaminhe o registro digital da mala direta para divulgação, além de facilitar o mecanismo de inscrições é fundamental na divulgação do seu evento;

7. Contrate uma empresa de cronometragem ou faça uma parceria com outro organizador de evento que possua tal programa para que seu evento não tenha um final duvidoso;

8. Entre em contato com escolas ou faculdades de Educação Física e Turismo para recrutar seu corpo de Staffs. Encontre atletas que irão a provas que antecedem a sua e solicite que os mesmo encaminhem a mala direta outros atletas amigos;

9. Crie um cronograma com metas, ou seja, uma programação do evento. Se tiver dificuldades em algum setor importante passe a tarefa para um sócio ou colaborador de sua maior confiança (não se esqueça de remunerá-lo de maneira diferenciada);

10. Relacione a estrutura necessária para seu evento, alambrados, pórticos, pódio, tendas, sonorização faça uma cotação em empresas de equipamentos para eventos. Também é necessário, caso a empresa ou pessoa responsável pela cronometragem não possua, que você encontre alguém que faça os numerais da competição;

11. Faça uma relação de formadores de opinião e parceiros e ofereça cortesias (o ideal é 10% do total de inscritos);

Está chegando o grande momento!!!

 

O Momento do evento. Detalhes finais.

1. Tão importante quanto a festa é como recebemos nossos convidados. Crie maneiras de fácil acesso ao local do evento, sinalize com placas, para que a chegada do atleta no evento não seja dificultada.

2. Tenha seu staff devidamente identificado com crachás de identificação ou camisetas. Lembre-se rádio comunicadores ajudam bastante a rápida comunicação e solução de pequenos detalhes.

3. Não deixe para montar a estrutura funcional do evento no dia do evento, certamente não faltaram detalhes para finalizar no dia.

4. Deixe uma pessoa encarregada de receber os convidados da imprensa e da distribuição e disponibilização de material de assessoria de imprensa (press-releases, fotos e folhetos).

5. Um bom som e um bom apresentador (locutor) é tudo num evento, ele poderá criar o clima para que seu evento seja um momento mágico para os participantes.

6. Posicione de maneira correta e antecipada a ou as equipes de Assistência médica, o ideal é uma no ponto crítico do percurso e outra no local da largada e chegada.

7. Procure dar a largada no horário definido em mala direta, um atraso técnico de 15 minutos é bem tolerado por todos, mais do que isso é falta de respeito com os atletas e convidados.

8. Sinalize claramente a última volta para que o público e principalmente os atletas tenham uma certa noção do andamento da prova.

9. Com os resultados na mão, nunca “enrrole” para dar início à premiação. Chame primeiro a autoridade máxima presente no evento e ou patrocinadores para esse momento tão importante no evento, esse ato é marcante no relacionamento com pessoas que poderão te ajudar muito nos próximos eventos.

10. Ao final agradeça a todos, inclusive a São Pedro por um dia de sol – isso ajuda muito!!!

 

Momento de concluir e construir (ou não) o próximo evento.

Talvez esse seja O MELHOR MOMENTO ou O PIOR MOMENTO de todo o evento, porém com certeza é o mais importante.

O melhor momento?

1. Tudo saiu da maneira que você planejou certamente você recebeu um ou dois e-mails te parabenizando pelo grande evento e outros tantos cumprimentos de amigos e algumas manifestações do tipo “que provinha legal!”.
2. Seu caixa está alto e de acordo com seu planejamento foi um bom evento e você está motivado.
3. Como tudo deu certo, você já marca uma nova data já para o próximo mês ou o mais breve possível.

Comentário: Não fique chateado porque sua caixa de e-mails não ficou lotada de elogios, lembre-se que hoje em dia o ser humano lembra sempre do seu momento ruim e tem uma vaga lembrança dos seus momentos de sucesso. Nunca se esqueça de fazer um caixa reserva, por exemplo, uma poupança, por menor que seja para futuros eventos que podem não dar muito certo. E por último, não deixe sua motivação apagar seu senso crítico na hora de programar a data certa para um próximo evento, pois no calor da vitória a gente tende a esquecer o quanto uma derrota é fria.

O pior momento?

1. Se nem tudo saiu da maneira que você planejou, certamente sua caixa postal ficou lotada de e-mails mal educados e cheios de palavrões com erros de português. E manifestações do tipo “você está destruindo o esporte!”.
2. Para piorar ainda mais, você mal conseguiu fechar o caixa no positivo e ainda não conseguiu receber nem da barraca de maçarão que prometeu te dar uma força financeira no evento.
3. Como quase tudo deu errado, você nem quer falar de evento, pelo menos por um bom tempo.

Comentário: Se nem tudo saiu da maneira que você planejou, certamente boa parte da culpa é realmente sua, assuma seus erros e pense positivamente, afinal de contas só erra quem faz, e é fazendo que aprendemos a fazer certo e melhor. Mais importante que as críticas são suas atitudes com elas – faça uma lista e comece a corrigir possíveis falhar pelas construtivas e apague da lista e de sua mente as críticas destrutivas. Se você tem o esporte e o idealismo na veia, certamente irá encontrar motivação para continuar, caso contrário, só pelo dinheiro você partirá para outra atividade.

Independente do melhor ou pior momento veja o quê você tem que fazer:

1. Visite cada um dos seus patrocinadores e apoiadores perguntando se o evento foi positivo para ele e não tenha medo de ouvir críticas, elas sempre existirão independente do sucesso ou fracasso do evento. Ouça seu grupo de Staffs, ele esteve o tempo todo do evento próximo dos problemas das soluções e principalmente das pessoas.
2. Encaminhe para a imprensa local, principalmente aquele Jornal que você sabe que chega à mão do Prefeito da cidade sede ou secretário de esportes do município que te ajudou no evento. Não adianta o mundo saber que seu evento aconteceu se na cidade que aconteceu o evento ninguém ficou sabendo.
3. Comece freqüentar outros eventos, pois em cada um você irá encontrar coisas boas para acrescentar ao seu evento e coisas ruins que irão te alertar para não erra no seu evento. Pesquise uma data para seu próximo evento levando em consideração dia do pagamento de salário, aniversário da cidade sede, provas concorrentes em datas muito próximas na sua região de ação e principalmente o Centro de Previsão de Tempo e Estudos Climáticos para não correr menos riscos com chuvas e ventos, se bem que uma boa Oração para São Pedro também ajuda.

Espero ter ajudado a quem deseja se aventurar no mundo dos eventos de mountain bike, ciclismo, triathlon ou aventura. Estarei sempre à disposição para explicar melhor e mais detalhado cada etapa do processo de planejamento e execução de eventos, basta encaminhar e-mail com suas dúvidas para https://taggo.one/silveira1 

Desejo que o seu sonho hoje, se transforme em um grande evento amanhã ...

E não esqueça de me convida para estar presente !!!